総会の取組み方
総会では管理組合がどんな活動を行うかなど、活動と予算の大枠を決めます。総会で決議されたことは、実行しなければなりません。実行するのが理事会です。また実行するだけでなく、総会の企画運営を行うのも理事会です。また総会で決まったこと（「総会決議事項」といいます）は、管理規約や使用細則と同様の同じ力を持ちます。それだけに開催のルールは区分所有法で細かく決められています。理事会は、これを守り総会を開催しなければなりません。
１）総会の準備
総会開催を理事会で決議してから、組合員全員には、総会で話し合う決議内容とその説明が書かれた総会議案書を配布します。総会議案書には、総会の開催日時や場所なども書かれています。また、議案に関する資料等も添付します。総会はこの議案書に沿って進行され、議案書に書かれていない内容は決議することができません。
（総会議事録の作成）
定期総会の場合、議案書の原案を管理会社に作成を依頼している管理組合が多いと思います。しかし、管理会社に任せきりにするのではなく、理事会で自分たちのマンションの実状や問題点、管理組合の資産状況等をきちんと把握しておきましょう。管理会社提出案に不十分なところがあれば理事会側で訂正するか、管理会社に作り直させてください。総会議案は、理事会で良く検討することが重要です。
また、議案は、一般組合員の意見や希望を取り込みながら理事会で議案としてまとめていくとよいでしょう。でも、場合によっては、理事長や理事会がリーダーシップを発揮して議案をまとめるケースもあるでしょう。一般組合員は組合全体が見えないので自分中心の意見になりがちだからです。しかし、どんな時でも、一般組合員から意見などを取り込む姿勢や、組合員やマンション住民に対して理事会の考えを伝える姿勢が大切です。
総会の成功には、議案内容だけでなく、一般組合員に「理事会さんご苦労さま」と思ってもらえるプロセスが最も重要だからです。仮に総会で決議して全員賛成だったとしても、賛成者が「手放しで１００％賛成！」といった議案はないでしょう。多くは、「細かな所は少し疑問に（違うと）思うけど、細かな所を言い出すとキリがない、ご苦労を掛けている理事会の案だから」と賛成されるのではないでしょうか。
（総会開催までの期間は？）
総会通知（＝総会議案書のポストイン）から総会開催日までの期間は、区分所有法では１週間以上となっていますが、この期間は管理規約で伸ばしたり縮めたりできる、とも書かれてあります。ちなみに、標準管理規約では、２週間以上となっています。（例外：建替え決議には２ヶ月以上必要）色々なスケジュールを考えると、理事会で開催内容を決めてから総会開催までの期間は、大体１ヶ月前後ではないでしょうか？もっとも、数百戸級のマンションでしたら１ヶ月では足りないでしょうし、逆にごく小規模のマンションでしたらもっと短くてもよいかもしれません。いずれにしても、無理のない日程を選ぶことが大切です。議案についての説明会や公聴会を開催する場合は、一般組合員が、説明会を聞いてから賛否を決められる開催日の日程を組むとよいでしょう。
（出席者の確定作業が重要です！）
議案書を送った後には、一般組合員からは「総会出欠票」や「委任状」「議決権行使書」などが返送されてきます。理事会で、これを集計します。総会は、当日出席者と委任状や議決権行使書の提出者が組合員の過半数を超えないと成立しないからです。返送が少なければ催促もしなければならないでしょう。全組合員に総会開催の通知をした後は、出席票などの提出状況を毎日チェックしながら、遅れている一般組合員には督促を行うなど、出席者をできるだけ増やすための努力をしなければなりません。
（総会主催者の心得！）
総会を主催する側の理事会の心得は、「総会の結果は神様のみぞ知る」という気持ちでは駄目だ！ということです。つまり、「（合意形成の）事前準備をキッチリする！」ということです。総会当日は「セレモニー」だという気持ちで臨まなければなりません。総会当日までの理事会は（反対意見を含めて）組合員の意見を良く聴き、意見のある人と良く話し合って、総会で出る質問や意見などは、総会までに出し切る努力を怠ってはなりません。組合員は全員がマンションを良くしたいと思っているわけですから、反対者も「トコトン話せば分かる！」はずです。