理事会活動
１）理事役員になったら！（理事さんへのエール）
理事役員は、組合員に順番で回ってきます。組合員の誰かがしなければならないからです。１０年に１回位は回ってくるのではないでしょうか？理事役員があなたに回ってきたのは、何かの縁です。縁を大切にすると自分のネットワークが無限に広がっていきます。縁を大切にするということは「一生懸命にする」ということです。上っ面だけでは、縁を大切にしていることにはなりません。管理組合活動は区分所有者の義務でもあります。忙しいのはみんな同じです。どうせやるなら、ちょっとだけ頑張ってみませんか？
理事役員はあなた１人ではありません。他の理事や（場合によっては一般管理組合と）協力して仕事を分担すればよいのです。
理事役員を１年間でもやってみると、今まで分からなかったマンションのことが良く分かるようになります。組合員は管理組合には毎月お金を納めています。金額はまちまちですが、年間にすると結構な金額になります。自分の財産がどうやって管理され、お金がどう使われているのか、知っておいて損はありません。そんなちょっと楽しむ気持ちで理事をして欲しいなあと思います。
管理組合で一生懸命取り組んで失敗しても、結果が出なくても、それは仕方がないことです。駄目だったと分かったことで、他のアイディアが浮かぶかもしれません。やっぱり無理だったと諦めることができるかもしれません。結果は出なくてよいのです。一生懸命に取り組むことが、まず重要だと思います。できない理由を考えるのではなく、できる作戦を考えてみる！という取組み姿勢が最も大事です。
２）理事会って、何？
マンション管理組合が、物事を決める度にいちいち総会を開くわけにはいきません。総会では大枠を決めて、総会で決まったことを実行するための細かな決め事は、理事会が行います。理事会は、総会で選任された理事役員がメンバーになります。株式会社に例えると、区分所有者が株主で、総会が株主総会、理事役員は取締役役員、となります。いわば、管理組合活動の実践部隊です。マンション管理組合の活動に必要な企画運営全般を担うわけです。基本的には、総会で決議されたことを決められた予算の範囲内で適正に実施する役割です。総会を企画し議案を検討・作成するのも、原則は理事会の仕事になります。理事役員は、組合員の意見や要望を取りまとめたものを理事会に提案して実施するか？しないか？などの検討します。 なお、理事役員数は、マンションの規模（住戸数）等によって変ります。理事役員数は、住戸数の１０％程度のマンション管理組合が多いようです。また、理事役員はマンション管理組合の仕事の担当を、できるだけ公平に！決めて役割を分担します。
標準管理規約によると、理事役員の任期は２年とし１年ごとに半数の理事を改選するとなっています。デベロッパーが作った新築当初の管理規約では、理事役員の任期１年となっていることが多いようですが、理事会が継続して運営するためには１年任期では不十分だと思います。また、逆に同じ人が継続して何度も理事に選ばれるのは、何でも公平に負担しようという観点からも望ましいことではありません。
（監事が機能しない？）
理事役員とは別に「監事」を１～２名選出します。監事は理事および理事会の監査役で、理事の業務や管理組合の財産状況などをチェックする役割です。監事は他の理事から独立しており、理事会にオブザーバーとして参加することができますが、議決権はありません。ただし、組合運営に不正の疑いなどの問題があると判断した場合に、臨時総会を単独で招集することができます。単独で召集できるのは理事長と監事だけですから、監事は大きな力を有しています。
理事会が間違いのない方向に進んでいるかどうかを（理事会の近くにいて）第三者的な視点でチェックする監事の役割はとても重要です。しかし、残念なことに、この監事の機能が充分に働いていないようです。多くのマンション管理組合では、監事が定期総会の場で儀礼的に会計監査などをするだけに留まっているからです。これでは監査としての役割は不十分です。
管理組合によっては、幹事を外部の専門家（マンション管理士など）に委託しているケースもあるようです。外部監査を雇うと費用は掛かりますが、適切な管理組合運営には有効な手段だと思います。
（理事会の開催期間は？）
理事会は、特に議題や問題がなくても、毎月１回のペースで定期的には開催するのが望ましいでしょう。管理会社などからの月例報告を聞き、毎月の管理費・修繕積立金の納入状況や業務・会計報告を受けることなどは、とても大切なことだからです。理事会が２ヶ月に１回のペースだと、未収金の報告が３～４ヶ月も遅れてしまうことがあります。また、住民からクレームや要望が出ても、長い間放置しなければならない事態になるからです。
だからと言って、理事会開催が月２回以上になるのも問題です。理事役員は自分達の余暇を削って管理組合活動をするわけですから、オーバーワークは禁物です。理事役員を引き受けてくれる人が居なくなると困りますから。
もし、緊急に解決しなければならない問題等が生じたときは、臨時理事会を別途設けるなど柔軟に対応すればよいのです。
なお、理事会はできれば全員出席が望ましいです。理事会の出席率を上げるポイントは、理事会の終了前に次回の開催日を決めておくことです。そして開催の何日か前に理事役員の出欠の確認を取ることもポイントです。
（上手くいく理事会運営方法）
理事会は、あらかじめ議題を決めておき、参加する理事に事前に通知しておくのが理想です。（会議を早く終わらせるにも有効です）また、理事会開催前に、管理会社のフロントマンなどと議事や報告資料等についての打ち合わせをしておくとよいでしょう。理事会の時間は、議題の数などによって変わってきますが、遅くとも2時間で終わらせましょう。時間を制限する方がメリハリのある理事会になります。
また、開催当日は、重要な報告事項や議題から話しを進め、話し合ったことは記録して後で議事録を作成します。理事役員が順番に書いてもよいと思います。作成した理事理事会議事録は、組合員全員に配るべきです。組合員に管理組合が今取り組んでいることを知ってもらうことは、大変重要なことだからです。 管理組合に議事録は簡単に箇条書きにしてもよいのですが、文字だけでは、組合員がなかなか読んでくれません。挿絵の入った「広報チラシ」を添えて配布する管理組合もあるようです。とても有効な方法だと思います。
（専門委員会）
理事会では、処理できない問題や課題があると、理事長や理事会の下部組織として専門委員会が結成することがあります。理事会だけでなく組合員が色々な形で管理組合に関わることは、組合員にとってよいことです。管理組合が身近になることでもあり、仕事を広く浅く担当することにも繋がるからです。また、管理組合活動が活性化していないと、多くの問題は表面化しないものです。専門委員会が活動しているということは、問題を掘り起して解決に取り組んでいる証拠なので、マンション管理組合が活発な傾向にあると思います。
ただ、専門委員会が注意しなければならないことは、独走してはならないことです。専門委員会は理事会や理事長の下部組織ですから、理事長や理事会に「報告・連絡・相談」を欠かさないことが大切です。いわゆる「報（ほう）・連（れん）・相（そう）」ですね。
専門委員会は理事会の任期を何期もまたいで活動する場合があります。そんな時の専門委員は、管理組合のことを理事会以上に知っているので、どこか偉そうになりがちです。理事会が専門委員会の指示を待っているなんて、主客転倒です。専門委員会は理事会や理事長の補佐に徹することが鉄則です。